Főszabály szerint a szabadságot (alap és pótszabadságot) az esedékesség évében kell kiadni. A szabadságot – a munkavállaló előzetes meghallgatása után – a munkáltató adja ki. A munkáltató évente hét munkanap szabadságot – a munkaviszony első három hónapját kivéve – legfeljebb két részletben a munkavállaló kérésének megfelelő időpontban köteles kiadni. A munkavállalónak erre vonatkozó igényét legalább tizenöt nappal a szabadság kezdete előtt be kell jelentenie.

A szabadság terv elkészítése és az oldalról letölthető nyomtatvány munkaügyi ügyvitelben történő alkalmazása nem kötelező, de annak érdekében célszerű, hogy egyrészt a szabadságok ütemezettek legyenek és ne év végén szembesüljön azzal a munkáltató, hogy olyan mértékű a “bennragadt” szabadságok mennyisége, melyek kiadása nem biztosítható már  a tárgyévben, másrészt ezen dokumentum arra is alkalmas, hogy a munkáltató egy foglalkoztatás felügyeleti ellenőrzés során igazolni tudja, hogy az Mt. 122.§ (2) bekezdésében foglalt azon kötelezettségének eleget tett, miszerint évente hét munkanap szabadságot – a munkaviszony első három hónapját kivéve – legfeljebb két részletben a munkavállaló kérésének megfelelő időpontban köteles kiadni.